Si estás pensando en abrir una empresa y te interesa que sea una agencia de eventos, de seguro te preguntarás si eso es posible y cómo puedes hacerlo.
Pasos para abrir una empresa de eventos
Todos tienen la posibilidad de abrir una empresa si de verdad están motivados para ello, cuentan con el presupuesto necesario y realizan una serie de pasos que son requisito para lograrlo.
Ya cuando finalmente hayas tomado la iniciativa de si, montar una agencia de eventos, solo debes seguir 5 sencillos pasos para lograrlo y esos son:
Realiza una investigación previa
- Lo primero que tienes que hacer para conseguir montar una agencia de eventos es investigar toda la información necesaria para que definan el proyecto que tienes en mente.
- Pueden surgirte muchas ideas, tener un pensamiento muy amplio al respecto, pero tienes que ser realista, basarte en una información ya existente y para ello la investigación te ayudará en gran medida.
- Es importante que en la investigación consultes los tipos de agencias de eventos que existen, para que así definas de qué se encargará la que quieres montar.
- Hay agencias de eventos que se dedican solo a la organización de fiestas como matrimonios, bautizos y despedidas de solteros, otras se dedican a los eventos empresariales o corporativos, pero también hay algunas que se dedican a los conciertos y actividades de gran convocatoria.
- Ya sabiendo el tipo de agencia que puedes crear, te permitirá conocer las debilidades y fortalezas de ese modelo de negocio, para que puedas definir si es realmente lo que estás buscando como empresario, o si es mejor cambiar a otro tipo de agencia de eventos.
- Mientras más exhaustiva se la investigación que realices, tendrás mejores herramientas para la definición de tu proyecto, en este caso, montar tu agencia de eventos.
Define tu proyecto y público objetivo
- Ya con la información necesaria para montar tu agencia de eventos, puedes proceder a definirlo, así como al público al que vas a dirigir los servicios de tu empresa, recordando siempre que tu llegada al sector tiene que ser para satisfacer las necesidades de ellos de manera eficiente.
- Para la definición de tu proyecto, deberás elegir el nombre que le darás a tu agencia de evento, selecciona uno innovador pero serio.
- También debes definir la imagen que tendrá, el logo y los colores que la representarán. Todo lo mencionado es muy importante para los siguientes pasos a realizar.
Crea una red de contactos
- Cuando comiences con la agencia, es muy importante que vayas haciendo contactos con distintas empresas que también trabajen en el sector, para que estas te sirvan como proveedores de servicios de todo tipo, a fin de que la organización de los distintos eventos que te solicitarán tus clientes, pueda realizarse según sus expectativas.
- Si bien una agencia de eventos no requiere de una gran estructura para su creación, si tendrás que negociar constantemente con proveedores de servicios, así que lo mejor será tenerlos como aliados comerciales y contratarlos cada vez que lo requiera un cliente.
- Dentro de los proveedores con lo que tienes que contar en tu red de contactos se encuentran: transportistas, floristas, sonidos, catering, iluminación, mobiliarios, entre muchos otros.
- Todo el que ofrezca un servicio, debe estar en tu red de contacto. No descartes a ninguno, ya que no sabes en que momento puedas necesitar de ellos.
- Para que cuentes con un servicio garantizado por parte de los proveedores, pide citas con ellos, con los encargados de esas empresas, a fin de que puedas llegar a un acuerdo por la prestación de sus servicios para tu agencia y de esa forma sabrás que estás ofreciendo a tus clientes un servicio garantizado.
- Si tu agencia va a trabajar en distintas ciudades, deberás tener proveedores con servicios a nivel nacional, aunque lo ideal es que busques empresas locales que te puedan servir de proveedor, ya que de esa forma ahorras en la contratación de estos.
Crea un plan de negocios
- Lo próximo a realizar es crear tu plan de negocio, el cual te servirá para tener una especie de hoja de ruta para que consigas alcanzar el éxito con tu agencia de eventos, y que además podrás consultar en cualquier momento si llegaras a sentir que te has salido del camino.
- Además, este plan de negocio te servirá para que otros posibles inversores o socios puedan ver cómo has definido la creación de tu agencia de eventos y así decir si suman su inversión a esta.
- ¿Qué debe tener el plan de negocios? Sencillo, ahí tienes que colocar la misión y visión de la agencia de eventos, quienes forman parte de ella, la estructura que posee, qué servicios ofrecerá a su público y quiénes son estos, así como las estrategias que utilizarás para atraerlos a tus servicios.
- Es importante que también definas en este qué diferencia a tu agencia de eventos a otras que ya existían en el sector, y el presupuesto que necesitas para la puesta en marcha de este negocio, desglosando la utilización que le darás a cada euro.
- Con el plan de negocios listo, falta poco para que tu agencia de eventos pueda sr creada. ¡Vas muy bien!
Establece un plan de marketing
- Ya en el último paso, solo queda establecer un plan de marketing para tu empresa, darla a conocer, promocionar los servicios que ofrece, para que tu público objetivo se entere de ella y todo lo que tiene disponible para la organización de eventos.
- Es importante que para la promoción de tu agencia de eventos, tengas en cuenta en primer momento los medios digitales, ya que no suponen un gran gasto de inversión, además de que hoy en día tienen un gran alcance.
Las tres herramientas a utilizar de forma digital para la promoción de tu agencia son:
- Redes sociales
- La creación del sitio web de la agencia de eventos
- Promoción de la agencia en distintos canales y redes sociales por medio de pagos
Puede parecer un poco difícil montar una agencia de eventos al principio, pero no lo es. Todo es cuestión de disciplina y constancia para conseguir lo que has deseado.
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